Если заранее составить подробный план переезда офиса, можно избежать суеты и неразберихи, откладывания деловых встреч и путаницы. Перечень важных дел, обязательных в такой ситуации, уже давно продуман и многократно уточнен специалистами по организации переездов. Примерные этапы успешного офисного переезда на этой странице.
Информация об офисном переезде
О предстоящем переезде офиса должны быть заранее оповещены все причастные к этому событию: коллектив компании, клиенты, деловые партнеры и поставщики. В зависимости от специфики, можно воспользоваться объявлениями в интернете и самом офисе, на сайте компании. Как вариант – разослать официальные уведомления заинтересованным организациям, как только определится дата переезда и новый адрес.
1. Поиск перевозчика
Необходимо подыскать надежную транспортную компанию и заключить договор об услугах офисного переезда. Возможен заказ различных услуг – с упаковкой имущества и грузчиками, с разборкой/сборкой техники и мебели, комплексный переезд, с клининговыми услугами.
2. Упаковка офисной техники, имущества
Сотрудники офиса могут самостоятельно подготовить к переезду и упаковать документацию, личные вещи. Мебель, технику следует упаковать особенно тщательно и соответствующим образом подписать. Принтеры и офисное оборудование необходимо отключить от сети, закрыть все рабочие стеллажи и панели, установить в фирменную упаковку или подходящие плотные контейнеры. Строго в вертикальном положении, без вибраций и толчков следует транспортировать принтеры, чтобы краска не испортила другие системы и детали.
3. Устройство на новом месте
Если вы заказали комплексный офисный переезд, его можно осуществить даже в вечернее или ночное время, без дополнительной помощи всех сотрудников. Достаточно составить план расстановки мебели и техники на новом месте. Профессиональные мастера выполнят сборку, подключат оборудование, все установят в соответствии со схемой. Уберут упаковочные материалы, сделают уборку помещения – и сотрудники сразу смогут обживаться на новом месте и приступить к работе без задержек. Заранее следует проконтролировать договоры с провайдером, поставщиками коммунальных услуг – вода, электро-, тепло- и газоснабжение.
4. Обновление информации
Необходимо обновить все контакты на информационных ресурсах и сайте компании – указать новые телефоны, почтовый индекс, адрес, что поможет оперативно наладить работу на новом месте. Не забудьте перевыпустить рекламную продукцию с новыми реквизитами – календари, проспекты, сувенирные блокноты, визитки.
